Γενικά

Για ποιο λόγο Access

Ταυτόχρονα η πολύ ελκυστική ιδέα του να μπορεί κανείς εύκολα και χωρίς κόπο να επεξεργάζεται δεδομένα μεγάλων χρονικών διαστημάτων χωρίς να χρειάζεται να χειρίζεται μεγάλο αριθμό αρχείων οδήγησε στην ανάπτυξη μιας βάσης δεδομένων. Η πλέον κατάλληλη εφαρμογή για αυτό το σκοπό είναι η  Microsoft Access έκδοση 2000, ΧΡ, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 η οποίες τρέχουν κάτω από το περιβάλλον των Windows 95, ΧΡ, Vista, Seven, Windows 8, Windows 10.

Η Access προσφέρει τη δυνατότητα χειρισμού τεραστίων αρχείων πράγμα ιδιαίτερα ελκυστικό σε αυτή την περίπτωση καθώς μπορούμε να συλλέγουμε όλα τα δεδομένα ενός χρόνου σε ένα μόνο αρχείο. Μάλιστα μπορούμε να ενσωματώσουμε τα δεδομένα και των δύο σταθμών στην ίδια βάση ώστε να έχουμε όχι μόνο ενιαία αντιμετώπιση αλλά και παράλληλα ενιαία αποθήκευση.

Το επόμενο στάδιο είναι ο προγραμματισμός της βάσης δεδομένων. Για να αναλύσουμε τη δομή της συγκεκριμένης βάσης πρέπει να αναφέρουμε  μερικά γενικά στοιχεία για τις βάσεις δεδομένων.

Γενικά  στοιχεία για τις Βάσεις Δεδομένων

Η χρησιμότητα των προγραμμάτων που ονομάζονται βάσεις δεδομένων είναι η δυνατότητα αποθήκευσης και γρήγορης αναζήτησης δεδομένων μέσα σε αυτές. Η δυνατότητα αυτή επεκτείνεται με την χρήση των «κλειδιών» αναζήτησης. Η αναζήτηση δηλαδή στα στοιχεία της βάσης μπορεί να γίνει με πολλούς και διαφορετικούς τρόπους.  Για παράδειγμα σε μια βάση που έχει ένα πελατολόγιο μπορούμε να δούμε κάποιος συγκεκριμένος πελάτης τι παρήγγειλε αλλά μπορούμε επίσης να δούμε και ποιοι πελάτες έχουν παραγγείλει ένα συγκεκριμένο αγαθό. Η δυνατότητα δηλαδή αναζήτησης εξαρτάται από τις ανάγκες της κάθε βάσης αλλά ταυτόχρονα και από το σχεδιασμό της.

Ένα σημαντικό πλεονέκτημα της Access αλλά και άλλων βάσεων δεδομένων είναι ότι διαθέτουν κάποια γλώσσα προγραμματισμού. Ειδικά για την Access η γλώσσα αυτή είναι η Visual Basic μια γλώσσα δηλαδή που τα βασικά της στοιχεία είναι γνωστά επειδή προσομοιάζουν με τη γλώσσα Basic. Ακόμα όμως και αν κάποιος δεν γνωρίζει Basic, η απλή δομή της γλώσσας βοηθάει στην εύκολη εκμάθησή της. Ταυτόχρονα η Access με τη Visual Basic δημιουργεί ένα εργαλείο προγραμματισμού που μπορεί να δώσει εύκολα γραφικά αποτελέσματα.  Μπορεί δηλαδή ο χρήστης να σχεδιάσει παράθυρα τα οποία με εύκολο τρόπο να ενσωματώσει στην εφαρμογή του.  Μάλιστα αυτό γίνεται χωρίς ο χρήστης να μπει στη λογική του αντικειμενοστραφούς (object oriented) προγραμματισμού και να χρειαστεί να μάθει λεπτομέρειες για αυτόν.

Με τεχνικούς όρους η Access είναι μια «σχεσιακή» βάση δεδομένων (Relational Database Management System, RDBMS) (Access 2003-2010). Οι βάσεις αυτού του τύπου χρησιμοποιούν πίνακες για να αποθηκεύσουν τα δεδομένα τους ή σχέσεις που υπάρχουν ανάμεσα σε αυτά. Oι RDBMS εγκαθίστανται σε όλων των ειδών τα περιβάλλοντα από συστήματα πελάτη-εξυπηρετητή  (client-server) μέχρι και σε περιβάλλοντα «παρασκηνίου-προσκηνίου» (front-end) αλλά και απλούς υπολογιστές (desktop RDBMS). Ταυτόχρονα η Αccess δίνει τη δυνατότητα της εισαγωγής δεδομένων από άλλες βάσεις που πληρούν το πρότυπο RDBMS αλλά και τη δυνατότητα επεξεργασίας αυτών των δεδομένων. Έτσι βάσεις που δημιουργήθηκαν από άλλα προγράμματα μπορούν να εισαχθούν και να επεξεργαστούν όπως ακριβώς βάσεις δεδομένων που δημιουργήθηκαν με την ίδια την Access.

Η δομή μιας βάσης ξεκινάει από τους πίνακές της. Ο πίνακας περιέχει σαν στήλες τα λεγόμενα πεδία, τα οποία αντιπροσωπεύουν τις κατηγορίες των δεδομένων  και σε γραμμές τα δεδομένα. Σε ένα πελατολόγιο για παράδειγμα σαν πεδία ορίζουμε το ονοματεπώνυμο του πελάτη, άλλο πεδίο είναι η διεύθυνσή του, άλλο το τηλέφωνό του ενώ σε κάθε γραμμή έχουμε και διαφορετικό πελάτη. Τα πεδία τα οποία εισάγουμε έχουν να κάνουν καθαρά με την εφαρμογή την οποία δημιουργούμε.

Μια βάση δεδομένων μπορεί να έχει και παραπάνω από έναν πίνακες. Για παράδειγμα η βάση του πελατολογίου μπορεί να έχει και ένα δεύτερο πίνακα με τα προϊόντα της εταιρείας. Αυτός ο πίνακας έχει τα δικά του κλειδιά τα οποία μπορεί να είναι εντελώς διαφορετικά από αυτά του πρώτου πίνακα αλλά μπορεί να είναι και τα ίδια. Στην τελευταία περίπτωση μπορούμε να δημιουργήσουμε μια σχέση (relation)  ανάμεσα στους δύο πίνακες για να δηλώσουμε τη αλληλοεξάρτησή τους. Σαν παράδειγμα μπορούμε ένα πεδίο στον πίνακα των πελατών να δείχνει ποια προϊόντα έχει παραγγείλει ο κάθε πελάτης. Σε αυτό το πεδίο θα μπει ένας αριθμός που θα χαρακτηρίζει το προϊόν, ο οποίος αριθμός υπάρχει σαν πεδίο στον πίνακα των προϊόντων. Η ανάπτυξη σωστών σχέσεων βελτιώνει το μήκος του τελικού αρχείου της βάσης αλλά δυσχεραίνει λίγο τον προγραμματισμό της.

Τελικά σε μια βάση δεδομένων οι πίνακες είναι αυτοί που περιέχουν τα δεδομένα. Ένα σωστό όμως πρόγραμμα πρέπει να προσφέρει και ένα μηχανισμό ανάκτησης δεδομένων ο οποίος να προσφέρει ευελιξία και όσο το δυνατόν απλότητα.

Ο μηχανισμός ανάκτησης που δίνει η Access είναι τα αντικείμενα της ερώτησης (Query). Οι ερωτήσεις συνήθως στις βάσεις δεδομένων δίνονται με τη μορφή μιας γλώσσας προγραμματισμού που ονομάζεται SQL.  Και στην Access ισχύει το ίδιο αλλά προσφέρεται παράλληλα και ένα γραφικό εργαλείο το οποίο απλοποιεί σημαντικά τη διαδικασία σχεδιασμού της ερώτησης και απαλλάσσει το χρήστη από την εκμάθηση της SQL. Το γραφικό περιβάλλον είναι αυτό που η Access αναφέρει ώς πλέγμα (grid).